Apa itu Quotation, Purchase Order (PO) dan Invoice?

Anda pastinya sering mendengar istilah-istilah dokumen seperti judul di atas dalam dunia kerja atau sebuah bisnis. Namun sebagian dari kita masih sering bingung apa saja fungsi surat dan dokumen tersebut. Berikut ini saya coba jelaskan disertai dengan gambar agar mudah diikuti.

Quotation, Purchase Order (PO) dan Invoice adalah dokumen-dokumen yang terlibat dalam transaksi jual beli barang dan jasa. Hubungan antara ketiga dokumen tersebut dapat diilustrasikan pada gambar berikut ini.

Apa itu Quotation, Purchase Order Po, Invoice

source : belajarexcel

1. Pelanggan meminta penawaran barang atau jasa yang dibutuhkan kepada penjual sebagai penyedia barang ataupun jasa.

2. Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan kita setelah adanya permintaan penawaran.

Quotation biasanya berisi:

  • Kode dan deskripsi barang/jasa yang ditawarkan.
  • Jumlah barang/jasa tersebut.
  • Harga satuan.
  • Diskon atau potongan harga.
  • Total harga penawaran.
  • Tata cara pembayaran

3. Purchase Order (PO) adalah surat pemesanan yang dikeluarkan setelah terjadi kesepakatan berdasarkan Quotation. Surat ini sangat penting karena berisi komitmen dari pelanggan. Jika di kemudian hari pada saat kita sudah mengantarkan barang atau menyelesaikan jasa dan pelanggan menyangkalnya, maka PO ini dapat menjadi bukti. PO biasanya juga merinci bagaimana tahapan pembayaran dilakukan.

4. Invoice adalah surat penagihan yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pelanggan kita sesuai kesepakatan di PO. Invoice berisi rincian barang/jasa dengan harga sesuai PO, tidak boleh berubah walaupun misalkan harga tersebut telah mengalami kenaikan dari supplier kita. Biasanya invoice dikirimkan kepada pelanggan dengan lampiran tanda terima barang dan faktur pajak.

Demikianlah para pengunjung, semoga penjelasan jenis-jenis dokumen tersebut menjadi semakin bisa di pahami. Terima kasih dan semoga bisa bermanfaat !

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *